De
aplicativos a métodos para lá de sofisticados para tornar o tempo mais
rentável: nunca os profissionais tiveram tantos recursos para gerir a maneira
como utilizam as horas, minutos e segundos que recheiam o expediente. Mesmo
assim, muita gente ainda vive uma agenda caótica e um fim de mês de poucos
resultados.
Confira abaixo
quais os hábitos que mais contribuem para este cenário:
Hábito 1 Deixar a vida os levar
O principal erro de
quem não consegue manter a agenda (e a vida) em dia é não planejar. “É aquela
pessoa que faz tudo de última hora e não prevê o que pode acontecer”, diz o
Christian Barbosa, especialista em gestão do tempo e fundador da consultoria
TRIAD PS.
De fato, ao longo
do dia (em alguns setores mais, em outros menos) imprevistos acontecem. E isso
sempre determina um novo arranjo na ordem de prioridades. O problema não é este
tipo de dinâmica, mas sim não controlar os itens que já são conhecidos previamente.
“Para planejar,
você não precisa saber tudo que irá acontecer, mas pelo menos uma parte”, diz.
“Se você nunca sabe nada, acaba não andando para frente, apenas patinando”.
Como mudar? Não se atenha apenas ao planejamento
do dia seguinte. No mínimo, planeje os três dias que se seguem. Jamais lote sua
agenda de compromissos, deixe sempre um espaço para imprevistos. Se você
trabalha oito horas por dia, por exemplo, comprometa apenas de quatro a cinco
horas. Dedique o tempo restante para aquilo que não estava no seu calendário
previamente.
Hábito 2 Acreditar que tudo é para ontem
Por não olhar de
uma maneira criteriosa para o próprio tempo, há quem veja tudo (e todos) como
prioridade. Resultado? “A pessoa faz tudo e lota sua agenda de coisas
desnecessárias”, diz Barbosa.
Como mudar? Tenha uma postura crítica diante de
cada demanda que cruza seu caminho. “Atividades importantes estão relacionadas
com tempo e trazem resultado. As urgentes têm de ser feitas imediatamente. Essa
diferenciação é vital”, diz.
Hábito 3 Subestimar as ferramentas de produtividade
Atire a primeira
pedra quem nunca começou e abandonou rapidamente um novo aplicativo ou
estratégia para gerir melhor o tempo. Mas, de acordo com o especialista, este é
um outro deslize clássico de quem não consegue manter a vida em dia.
“Não é com duas ou três
semanas que seu cérebro será treinado. Os resultados aparecem só a partir da
quarta ou quinta semana”, diz o especialista.
Como mudar? Encare com mais seriedade (e estratégia) as
ferramentas de produtividade (como agenda e aplicativos de gestão do tempo).
Firme um compromisso com você mesmo de usar um (e apenas um) deles. Para tirar
o máximo de vantagem destes programas, siga algum método de gestão do tempo.
Hábito 4 Supervalorizar o e-mail
Checar o e-mail
toda hora, responder todas as mensagens sem qualquer critério é a senha para se
perder no trabalho.
Como mudar? Determine horários para checar seus e-mails de
acordo com sua rotina de trabalho. Não se renda à tentação de abri-lo a todo
momento e responder todas as demandas.
Hábito 5 Ser viciado em redes sociais
De acordo com
pesquisa da Triad, 85% dos profissionais brasileiros acessam redes sociais
durante o expediente. Segundo Barbosa, não há nenhum problema neste hábito.
“Não sou contra as redes sociais, entre uma tarefa e outra você até pode ver.
Mas fazer isso com frequência pode te prejudicar”.
Como mudar? Assim como com o e-mail, determine horários fixos
para acessar as redes sociais. E não se renda a tentação de sabotá-los ou
estendê-los.
Hábito 6 Espalhar todas as informações
Agenda, post-it,
lista de tarefas do Google, aplicativos. A lista de recursos para tornar a vida
mais organizada é imensa. Mas o excesso deles na rotina pode atrapalhar. “Tem
gente que coloca tudo o que tem para fazer nestas várias ferramentas. E, porque
fez anotações em locais obscuros, não consegue se planejar direito”, afirma o
especialista.
Como mudar? Foque em apenas uma ferramenta para
organizar sua rotina. Faça uso dela de maneira estratégica.
Hábito 7 Não delegar
De medo de perder a
própria posição a não ter ao seu redor pessoas com treinamento suficiente, os
motivos que fazem com que os profissionais não saibam delegar tarefas são
inúmeros. Mas a consequência, quase sempre, é a mesma: trabalho para além da
conta e uma agenda caótica.
Como mudar? Tenha consciência de que crescimento
na carreira sempre implica em mais responsabilidades. Mas isso não significa
que você tenha que abraçar o mundo sozinho. Quanto mais delegar, mais tempo
terá para se dedicar às tarefas da nova função com excelência.
“Atividades
confidenciais e estratégicas que dependam da sua decisão devem ser executas por
você. Tarefas mais operacionais podem ser delegadas”, diz Barbosa.
Hábito 8 Ser fã incondicional de reuniões
Viver o expediente
com as portas fechadas em uma reunião definitivamente não é sinônimo de
produtividade. Ao contrário. Segundo pesquisa recente da Triad, apenas 1/3 das
reuniões são consideradas produtivas pelos funcionários. “As reuniões não têm
qualidade, não são planejadas, são muito longas e não atingem os objetivos
propostos”, diz.
Como mudar? Não faça reuniões para tudo. Quanto
mais claro e pontual for o objetivo da reunião, melhor. Tenha como meta
fazê-las curtas. O tempo ideal? Meia hora. O limite? Duas. E nada além disso.
Hábito 9 Roubar o tempo alheio
Por ter uma agenda
caótica, quem é improdutivo tende a atrapalhar todos que cruzam seu caminho
profissional. “É aquela pessoa que delega demais para a mesma pessoa. Por não
anotar informações, liga para checar dados. Pede tarefas no fim do expediente”,
diz.
Como mudar? Analise o tempo dos outros antes de
passar qualquer demanda. Não fique centrado apenas nas suas necessidades.
Hábito 10 Ser desorganizado
Organização é
palavra de ordem para quem quer ter dias produtivos. Quem já sofreu para
encontrar um arquivo em meio a confusão da mesa ou do computador sabe bem o que
isso significa.
Como mudar? Quanto mais sua mesa estiver limpa, organizada e
funcional mais você economizará tempo produtivo. Por isso, dedique-se a manter
tudo, desde anotações até arquivos no computador, segundo uma lógica.
Hábito 11 Não ter tempo para si mesmo
Pessoas
improdutivas não são as que mais se dedicam a sua vida pessoal. Ao contrário.
No sufoco para manter a rotina profissional em dia, elas são as que mais
sabotam o tempo dedicado para assuntos para além do expediente. “A
produtividade está diretamente ligada à energia. Se a pessoa não tem tempo para
descansar, perde a energia e, com isso, a disposição para trabalhar”, diz
Barbosa.
Como mudar? Pense na sua agenda de forma a dedicar tempo, sim,
para você mesmo e para outros assuntos pessoais. “Se a gente não tem tempo para
quem faz diferença na nossa vida, no leito de morte, iremos nos arrepender pois
é isso que faz a vida valer a pena”, afirma o especialista.
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